W Szkole Podstawowej nr 5 w Bytowie odbyła się kontrola finansowa przeprowadzona przez Urząd Miejski. Sprawdzano między innymi realizację planu finansowego, terminowość regulowania zobowiązań, sprawozdawczość budżetową oraz wynagrodzenia pracowników. Najważniejsze ustalenia dotyczą jednak nie pieniędzy wydanych ponad plan, lecz sposobu dokumentowania wydatków. Kontrolerzy wskazali, że opisy faktur i rachunków były zbyt ogólne, a szkolne procedury wymagają aktualizacji.

::addons{"type":"only-with-us","color":"black"}

Kontrola obejmowała lata 2024–2025. Dyrektorem Szkoły Podstawowej nr 5 w Bytowie jest Jerzy Jobczyk. Za gospodarkę finansową odpowiada również główna księgowa Marzena Brzoskowska.

::event{"type":"vertical","item":"1029"}

ZBYT OGÓLNE OPISY FAKTUR. URZĄD WSKAZUJE NA KONKRETNY PROBLEM

Najpoważniejsze zastrzeżenia dotyczą opisów merytorycznych dokumentów księgowych. To właśnie na ich podstawie powinno być jasne, co kupiono, w jakim celu, na potrzeby jakiego zadania i dlaczego wydatek został poniesiony z publicznych pieniędzy.

Kontrolerzy zapisali, że opisy merytoryczne faktur i rachunków są zbyt ogólne i nie zawierają szczegółowych informacji dotyczących zakupionych towarów lub wykonanych usług oraz ich przeznaczenia.

To nie jest drobiazg techniczny. Przy wydatkowaniu środków publicznych dokument księgowy ma pokazywać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. Jeżeli opis jest zbyt lakoniczny, trudniej ustalić, czego dokładnie dotyczył wydatek i czy został prawidłowo przypisany do działalności szkoły.

„BADANIE OKRESOWE URZĄDZEŃ”, ALE BEZ INFORMACJI, JAKICH

W protokole pojawia się konkretny przykład takiego problemu. Chodzi o fakturę z 16 marca 2025 roku, wystawioną przez firmę Biedronka. W opisie wpisano jedynie „Badanie okresowe urządzeń”.

Kontrolerzy zwrócili uwagę, że w dokumencie nie określono rodzaju urządzeń ani celu wykonania usługi. Innymi słowy, z samego opisu nie wynika, czego dokładnie dotyczył wydatek.

W wystąpieniu pokontrolnym urząd podkreśla, że dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne i odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej. W przypadku szkoły problemem jest właśnie brak takiej szczegółowości w opisach.

BRAK DOKUMENTÓW PRZY DELEGACJACH NAUCZYCIELI

To nie koniec zastrzeżeń. Kontrolerzy wskazali również, że do rozliczeń delegacji nauczycieli nie zawsze dołączano dokumenty potwierdzające udział w szkoleniach i konferencjach.

To kolejny problem w dokumentacji. Jeżeli pracownik rozlicza delegację związaną ze szkoleniem lub konferencją, dokumentacja powinna potwierdzać, że faktycznie brał udział w takim wydarzeniu. W protokole wskazano, że takich potwierdzeń nie zawsze było.

Jednocześnie kontrolerzy odnotowali, że same podróże służbowe odbywały się w terminie i miejscu oraz środkiem transportu określonym przez pracodawcę, a rozliczenia delegacji były dokonywane w terminie 14 dni od ich zakończenia.

SZKOLNE PROCEDURY DO AKTUALIZACJI

Drugie istotne zastrzeżenie dotyczy przepisów wewnętrznych obowiązujących w szkole. Kontrolerzy przeanalizowali między innymi dokumenty dotyczące polityki rachunkowości, obiegu dokumentów, kontroli wewnętrznej, inwentaryzacji, instrukcji kasowej, archiwizacji oraz podróży służbowych.

Wniosek jest jednoznaczny. Wewnętrzne przepisy obowiązujące w Szkole Podstawowej nr 5 wymagają zaktualizowania i dostosowania do obecnie obowiązujących przepisów.

To ważne, bo właśnie takie regulaminy i instrukcje określają, jak szkoła ma dokumentować wydatki, opisywać faktury, zatwierdzać płatności, prowadzić obieg dokumentów oraz kontrolować operacje finansowe.

Jeżeli przepisy wewnętrzne są nieaktualne, pojawia się ryzyko, że pracownicy działają według procedur, które nie odpowiadają aktualnym wymaganiom prawnym. Urząd wprost nakazał ich dostosowanie.

BURMISTRZ WZYWA DO USUNIĘCIA UCHYBIEŃ

Po kontroli burmistrz Bytowa Ireneusz Gospodarek skierował do dyrektora szkoły wystąpienie pokontrolne. W dokumencie wskazuje konieczność wyeliminowania uchybień i nieprawidłowości.

Zalecenia dotyczą przede wszystkim dwóch spraw. Po pierwsze, szkoła ma sporządzać szczegółowe opisy merytoryczne na dowodach księgowych dotyczących rodzaju i przeznaczenia ponoszonych wydatków. Po drugie, ma dostosować przepisy wewnętrzne do obowiązujących przepisów prawa.

Dyrektor ma obowiązek przedstawić informację o sposobie wykonania wniosków i zaleceń albo wyjaśnić przyczyny ich niewykonania. Termin to 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

MOŻE BYĆ KONTROLA SPRAWDZAJĄCA

Urząd zapowiada również możliwość dalszego sprawdzania szkoły. W wystąpieniu pokontrolnym zapisano, że wykonanie zaleceń może zostać objęte kontrolą sprawdzającą.

Oznacza to, że sprawa nie musi zakończyć się na samym wskazaniu uchybień. Urząd może wrócić do szkoły i sprawdzić, czy dyrektor faktycznie poprawił sposób opisywania dokumentów księgowych oraz zaktualizował wewnętrzne procedury.

NIE BYŁO PRZEKROCZENIA PLANU WYDATKÓW, ALE PROBLEM LEŻY GDZIE INDZIEJ

Kontrola nie wykazała przekroczenia planu wydatków. W 2024 roku szkoła zrealizowała wydatki na poziomie ponad 10,1 mln zł, czyli 97,28 procent planu po zmianach. Sprawozdania budżetowe były zgodne z ewidencją księgową, a przy wynagrodzeniach, podatku dochodowym i składkach ZUS nie wskazano poważniejszych nieprawidłowości.

Nie zmienia to jednak głównego wniosku z kontroli. Szkoła musi poprawić dokumentowanie wydatków. Publiczne pieniądze wymagają precyzyjnych opisów, a nie ogólnych zapisów, z których nie wynika dokładnie, czego dotyczyły zakupy lub usługi.

::news{"type":"see-also","item":"21910"}

::addons{"type":"only-with-us","color":"black"}