W dobie rosnącej cyfryzacji i nieustannych zmian prawnych bezpieczeństwo danych osobowych staje się jednym z filarów dobrze prosperującej firmy. Przedsiębiorca, nawiązując współpracę z zewnętrznymi podmiotami, w tym z biurem rachunkowym, musi zapewnić ochronę informacji nie tylko o sobie, lecz także o swoich pracownikach i klientach. W tym artykule przyjrzymy się, w jaki sposób prawo w Polsce reguluje kwestię zawierania umów z biurami rachunkowymi i jaką rolę pełni w tym wszystkim właściwa polityka ochrony danych.
Kiedy mówimy o bezpieczeństwie danych osobowych w kontekście współpracy z biurem rachunkowym, mamy na myśli nie tylko formalne kwestie, takie jak zawarcie stosownych umów, ale przede wszystkim procedury i mechanizmy wdrażane po to, by ochrona była faktem, a nie tylko deklaracją. W Polsce obowiązuje RODO oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, które definiują ogólne zasady postępowania z danymi osobowymi oraz konkretne wymagania, jakim muszą sprostać zarówno administrator danych, jak i podmiot przetwarzający. Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe jest, by podczas podpisywania umowy z biurem rachunkowym zwrócić szczególną uwagę na zapisy dotyczące powierzenia przetwarzania danych. Bez tego, cały proces przetwarzania może okazać się niezgodny z przepisami, a ryzyko sankcji administracyjnych lub karnych wyraźnie wówczas wzrasta.
Przygotowanie właściwej umowy z biurem rachunkowym wymaga uwzględnienia art. 28 RODO, który określa minimalny zestaw obowiązków i praw w relacjach między administratorem a podmiotem przetwarzającym. W praktyce oznacza to, że w umowie o świadczenie usług księgowych musi znaleźć się klauzula dotycząca zabezpieczenia powierzonych danych, a także zapisy o ewentualnych dalszych podmiotach przetwarzających oraz o możliwościach przeprowadzania audytów bezpieczeństwa. Co istotne, sama umowa główna, dotycząca rozliczeń księgowych, zwykle nie wystarcza. W niektórych przypadkach konieczne jest sporządzenie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych, co pozwala jeszcze wyraźniej wyodrębnić kwestię ochrony prywatności z zakresu podstawowych ustaleń handlowych. Warto zaznaczyć, że polskie przepisy nakładają także pewne wymogi wynikające z Kodeksu cywilnego, jak i ustawy Prawo przedsiębiorców. Przepisy te wskazują, że każda umowa o świadczenie usług księgowych lub rachunkowych powinna mieć jasno sprecyzowany zakres odpowiedzialności obu stron, w szczególności w obszarze ochrony danych. Kancelaria rachunkowa Everte ma wieloletnie doświadczenie w tym, jakie zapisy w umowie należy wprowadzić i jak przygotować się na ewentualne kontrole organów nadzoru nad ochroną danych osobowych.
Rola biura rachunkowego nie ogranicza się jednak do podpisania stosownych dokumentów. Oczekuje się, że każde biuro rachunkowe będzie zapewniało odpowiednią infrastrukturę informatyczną, która minimalizuje ryzyko wycieku danych lub nieuprawnionego dostępu do nich. W realiach cyfrowej transformacji wiele większych kancelarii rachunkowych inwestuje w dedykowane platformy online, szyfrowanie korespondencji oraz zaawansowane systemy zabezpieczeń, takie jak wielopoziomowe logowanie czy kontrola dostępu w obrębie baz danych. Takie podejście stanowi dla klienta przedsiębiorcy zdecydowany atut. Wszelkie dane kadrowe, finansowe czy związane z rozliczeniami podatkowymi są bowiem przechowywane w sposób bezpieczny, a w razie jakichkolwiek komplikacji, można na bieżąco reagować, korzystając z wiedzy i doświadczenia profesjonalnych księgowych.
Istotnym elementem świadomego zarządzania danymi osobowymi jest również cykliczne szkolenie pracowników. To właśnie czynnik ludzki bywa najsłabszym ogniwem w łańcuchu bezpieczeństwa, dlatego wiarygodne biuro rachunkowe regularnie szkoli swój personel i dba o stałe podnoszenie kwalifikacji w zakresie obowiązujących regulacji oraz standardów postępowania. Takie działania przekładają się na realną korzyść dla przedsiębiorcy, który może być pewien, że nawet w najbardziej newralgicznych momentach, jak chociażby przy intensywnej rekrutacji pracowników czy w czasie finalizowania umów z kontrahentami, biuro rachunkowe zachowa pełną ostrożność w przetwarzaniu danych wrażliwych i poufnych.
Na szczególną uwagę zasługuje też aspekt odpowiedzialności finansowej w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. Obecne przepisy przewidują wysokie kary administracyjne sięgające nawet kilkudziesięciu milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu firmy, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Choć biuro rachunkowe może posiadać stosowne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, dla przedsiębiorcy jeszcze ważniejsza powinna być pewność, że wybrany partner dysponuje wiedzą i środkami zapobiegawczymi minimalizującymi ryzyko incydentów i pozwalającymi szybko reagować w razie wystąpienia zagrożenia.
Dbałość o bezpieczeństwo danych osobowych przy współpracy z biurem rachunkowym ma wymiar zarówno formalny, jak i biznesowy. Prawidłowo skonstruowana umowa to klucz do spokoju przedsiębiorcy. Bez niej jakiekolwiek roszczenia w sytuacji naruszenia prywatności mogłyby okazać się bezpodstawne. Korzyści takiej współpracy są więc ewidentne: od zminimalizowanego ryzyka administracyjnego, przez większą przejrzystość procesów, aż po świadomość, że w cyfrowej erze dane osobowe traktowane są z należytą uwagą i starannością.
Brak komentarza, Twój może być pierwszy.
Dodaj komentarz