Kod QR na fakturze z KSeF - kiedy go użyć?

Kod QR jest powszechnie znanym kodem kreskowym, który pozwala użytkownikom smarfonów instalować różne aplikacje, korzystać z teatru lub kina czy też płacić za niektóry usługi. Ma on wszechstronne zastosowanie i można go wczytać za pomocą funkcji aparatu smarfona. W efekcie z powodzeniem podejmujemy określone działania i realizuje nabycie konkretnej rzeczy lub regulujemy płatności. Kiedy trzeba użyć kodu QR w odniesieniu do faktury w KSeF? Czy należy wystawiać e-faktury w kontekście najmu okazjonalnego? Jakie nowe oznaczenia faktur w JPK VAT trzeba znać? Sprawdźmy!

Kod QR - KSeF

Warto wiedzieć, że kod QR KSeF w takim wypadku jest rozumiany jako znak graficzny, w którym zakodowano informację w formie unikalnego ciągu znaków. To dwuwymiarowy kwadrat graficzny, który jest zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015. Kod QR pozwala zatem wczytywać różnorodne informacje, a w przypadku KSeF jest on przewidziany także do faktur wystawionych w tym systemie! Ministerstwo Finansów określi w drodze rozporządzenia sposoby generowania takiego kodu. W celu wygenerowania wydruku faktury z kodem QR podatnicy muszą korzystać z odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur. Pamiętajmy o tym, że opatrzenie faktury kodem QR jest koniecznością przy przekazywaniu nabywcy faktury strukturalnej poza systemem KSeF. W efekcie nabywca ma łatwy dostęp do tej faktury i może zweryfikować najważniejsze dane znajdujące się w dokumencie. 

Najem prywatny a KSeF

Kolejnym ważnym aspektem interesującym podatników jest najem prywatny a KSeF. Faktem jest, że najem prywatny jest pewnym rodzajem odpłatnego świadczenia usług, również w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zgodnie z ustawą o VAT wiemy, że działalność gospodarcza obejmuje handlowców, producentów i usługodawców, którzy wykonują czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły, w celach zarobkowych. Aby stać się podatnikiem podatku VAT, nie trzeba od razu rejestrować działalności gospodarczej w CEIDG! Osoby fizyczne wynajmujące nieruchomości także mogą stać się podatnikami VAT i muszą odliczać ten podatek od dokonywanych zakupów. Bardzo ważne jest to, że sama umowa najmu nie musi oznaczać konieczności odprowadzenia podatku należnego VAT. Jest to związane z istnieniem dostępnych zwolnień od podatku. Przy najmie okazjonalnym obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury strukturalnej, czyli w dniu jej przesłania do KSeF (jeśli nastąpi to przed upływem terminu zapłaty). 

KSeF a JPK VAT

Co musimy wiedzieć o KSeF a JPK VAT? Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF już od przyszłego roku wiąże się z koniecznością dostosowania struktury JPK_VAT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że w ewidencji pojawią się nowe oznaczenia faktur w JPK VAT. Istotne jest zatem to, aby przedsiębiorcy i biura rachunkowe przygotowały się na modyfikacje i aktualizację oprogramowania księgowego. Przede wszystkim powstanie obowiązek podawania numeru KSeF w ewidencji zakupu. Co to oznacza? Najprościej mówiąc, każda faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur musi mieć w JPK_V7 wskazany numer, jaki został nadany przez ten system. Dodatkowo w JPJ_V7 pojawią się nowe oznaczenia faktur, które wystawione zostały poza KSeF. Wprowadzone będą następujące symbole:

• BFK - symbol ten odnosi się do faktur elektronicznych i papierowych wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur (przykładowo faktur z kas rejestrujących).
• OFF - to faktury wystawione w trybie awarii KSeF, które jeszcze nie mają numeru nadanego w systemie. 
• DI - to dowody inne niż faktura (przykładowo faktury wystawione w trybie offline, które jeszcze nie trafiły do KSeF). 

Krajowy System e-Faktur już teraz stanowi ogromne ułatwienie codziennej pracy przedsiębiorców. Obecnie można z niego korzystać dobrowolnie (od 2022 roku), jednak ma się to zmienić 1 lutego 2026 roku. Od przyszłego roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w swojej działalności, dlatego warto wcześniej zapoznać się z jego funkcjami.