Image by Bruno from Pixabay
Właściciele lokali wynajmowanych przedsiębiorcom często zadają pytanie dotyczące kwestii, jaką jest KSeF a wynajem lokalu użytkowego, a odpowiedź jest jednoznaczna, ponieważ wynajmujący zobowiązani są wystawiać faktury w systemie, gdy najemcą jest firma lub inny podmiot posiadający numer identyfikacji podatkowej, niezależnie od statusu podatkowego samego wynajmującego, przy czym obowiązek ten obejmuje większość podatników od 1 kwietnia 2026 roku. Warto podkreślić, że najem prywatny, choć prowadzony poza zarejestrowaną działalnością gospodarczą, na gruncie podatku od towarów i usług traktowany jest jak typowe świadczenie usług, co ma bezpośrednie znaczenie dla obowiązków związanych z elektronicznym fakturowaniem tego rodzaju transakcji. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że w przypadku wynajmu na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej obowiązek korzystania z systemu nie występuje, a dokument można wystawić w tradycyjny sposób lub dobrowolnie skorzystać z systemu, jeżeli wynajmujący uzna to za wygodniejsze rozwiązanie. Warto zaznaczyć, że do końca 2026 roku przewidziano rozwiązanie przejściowe, pozwalające wynajmującym wystawiającym faktury o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 tysięcy złotych brutto miesięcznie pozostać poza obowiązkiem korzystania z systemu. Warto też pamiętać o odrębnych zasadach opodatkowania najmu, ponieważ dochody z tego tytułu rozliczane są zwykle w formie ryczałtu, według stawki uzależnionej od wysokości osiąganych w danym roku przychodów.
Przedsiębiorcy wystawiający dokumenty o charakterze informacyjnym często zastanawiają się nad kwestią, jaką jest faktura proforma KSeF, a zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych dokument tego rodzaju nie jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, dlatego nie podlega obowiązkowi przesyłania do systemu ani żadnym innym wymogom formalnym przewidzianym dla faktur ustrukturyzowanych. Wystawienie tego rodzaju dokumentu nie wywołuje żadnych skutków podatkowych, ponieważ nie rodzi obowiązku zapłaty ani nie stanowi podstawy do odliczenia podatku naliczonego przez potencjalnego nabywcę towaru lub usługi. Poradnik Przedsiębiorcy wyjaśnia, że tego rodzaju dokument pełni funkcję wstępnej oferty handlowej lub potwierdzenia złożonego zamówienia, prezentując klientowi, jak może wyglądać docelowa faktura właściwa dla danej transakcji. Warto podkreślić, że skoro przepisy dotyczące systemu odnoszą się wyłącznie do rzeczywistych faktur, dokumenty o charakterze informacyjnym pozostają całkowicie poza jego zakresem, niezależnie od terminu wdrożenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Warto też pamiętać, że przedsiębiorcy mogą nadal swobodnie korzystać z tego rodzaju dokumentów w swojej codziennej praktyce handlowej, ponieważ ich stosowanie nie jest w żaden sposób ograniczone nowymi przepisami dotyczącymi obowiązkowego fakturowania elektronicznego.
Firmy zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny rozważyć zmiany w polityce rachunkowości KSeF, ponieważ dokument ten, opisujący między innymi zasady wyceny aktywów i pasywów, sposób prowadzenia ewidencji kosztów oraz stosowany system ochrony danych, powinien odzwierciedlać rzeczywisty obieg dokumentów księgowych funkcjonujący w danej organizacji, w tym również nowe zasady wynikające z obowiązkowego korzystania z elektronicznego systemu fakturowania. Aktualizacja wewnętrznej dokumentacji rachunkowej powinna uwzględniać opis procedur związanych z wystawianiem, odbieraniem oraz archiwizowaniem dokumentów w nowym systemie, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za nadawanie oraz weryfikację uprawnień dostępu do systemu w danej firmie. Warto podkreślić, że rzetelnie przygotowana dokumentacja wewnętrzna ułatwia zachowanie porządku organizacyjnego, szczególnie w firmach zatrudniających większą liczbę pracowników mających dostęp do systemu fakturowania elektronicznego. Poradnik Przedsiębiorcy zaleca, aby przy okazji aktualizacji tej dokumentacji przeanalizować również pozostałe elementy polityki rachunkowości, takie jak przyjęte metody wyceny zapasów czy sposób rozliczania kosztów, ponieważ całościowy przegląd dokumentacji pozwala upewnić się co do jej aktualności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami. Warto też pamiętać o regularnym przeglądzie oraz aktualizacji tego dokumentu wraz z każdą istotną zmianą w organizacji procesów księgowych danej firmy.
