Krajowy System e-Faktur zmienia codzienność polskich firm, ale nie obejmuje każdej transakcji w identyczny sposób. Sprzedaż do konsumenta, dokumenty z kasy fiskalnej oraz rozliczenia z gospodarstwem rolnym rządzą się odrębnymi regułami. Przeczytaj, jakie faktury poza KSeF będą dopuszczalne, jak prawo traktuje paragony i faktury wystawiane do nich oraz w jakich sytuacjach gospodarstwo dostarczające produkty rolne styka się z systemem ustrukturyzowanym.

Katalog wyjątków od obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego

System teleinformatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów wystawia, przesyła oraz przechowuje faktury ustrukturyzowane i od 1 lutego 2026 roku staje się obowiązkowy dla podmiotów, które w 2025 roku przekroczyły 200 mln zł wartości sprzedaży razem z VAT. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmuje wszystkich czynnych i zwolnionych podatników VAT, niezależnie od wielkości obrotu. Ostatnia grupa drobnych przedsiębiorców, mieszczących się w limicie 10 tys. zł miesięcznie i 450 zł na jedną fakturę, przystąpi do systemu 1 stycznia 2027 roku. Co istotne, odbiór faktur kosztowych w KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich już od 1 lutego 2026 roku, począwszy od największych podmiotów. Ustawodawca zdefiniował jednak zamknięty katalog sytuacji, w których dokument nie musi przejść przez platformę. To właśnie wskazuje, jakie faktury poza KSeF mogą być wystawiane także po pełnym wdrożeniu obowiązku. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT z systemu wyłączone zostały dokumenty wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce. Wyjątek obejmuje również podatnika, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, jeżeli to miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług ujętych w dokumencie. Z obowiązku wystawiania e-faktur zwolniono dodatkowo podatników stosujących procedury szczególne uregulowane w dziale XII ustawy, czyli procedurę nieunijną dla niektórych usług (rozdział 7), szczególną procedurę dotyczącą międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób (rozdział 7a) oraz sprzedaż na odległość towarów importowanych (rozdział 9).

Bardzo praktyczne znaczenie dla większości firm ma natomiast wyłączenie sprzedaży B2C. Faktura wystawiana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności nie wymaga formy ustrukturyzowanej, a podstawowym dokumentem dla takiej transakcji pozostaje paragon fiskalny. Z obowiązku zwolnieni są też podatnicy korzystający ze zwolnienia uregulowanego w art. 113a ust. 1 ustawy, czyli ze szczególnej procedury SME. Dodatkowo Minister Finansów może w drodze rozporządzenia wskazać kolejne przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, uwzględniając specyfikę działalności, możliwości techniczno-organizacyjne podatników oraz potrzebę zapobiegania nadużyciom. Trzeba przy tym pamiętać, że faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana to dwa różne pojęcia. Definicja z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT obejmuje fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, natomiast pkt 32a opisuje fakturę powstałą przy użyciu KSeF wraz z numerem identyfikującym ją w tym systemie. Materiały zgromadzone przez serwis Poradnik Przedsiębiorcy szczegółowo omawiają również, kto i w jaki sposób powinien się uwierzytelnić, by w ogóle korzystać z platformy, oraz jak nadać uprawnienia biuru rachunkowemu lub pracownikowi.

Faktury do paragonów rolnik ryczałtowy a regulacje przejściowe

Sprzedaż rejestrowana na kasie fiskalnej wymaga osobnej analizy, bo prowadzi wprost do pytania faktura do paragonu a KSeF. W aktualnym stanie prawnym przedsiębiorca może wystawiać faktury emitowane bezpośrednio z kasy (ujęte w raporcie dobowym), faktury wystawiane odrębnie do paragonu fiskalnego oraz paragony z NIP-em uznane za faktury uproszczone do 450 zł brutto. Przepis przejściowy z art. 145n ust. 1 ustawy o VAT pozwala w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku wystawiać dokumenty z kas rejestrujących w postaci papierowej lub elektronicznej, bez konieczności sięgania po system ustrukturyzowany. Okres ten obejmuje również paragony z NIP-em, czyli faktury uproszczone. Od 1 stycznia 2027 roku ten kompromis się kończy. Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT w nowym brzmieniu nakaże podatnikom prowadzącym ewidencję na kasach wyłącznie wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży, bez możliwości wystawiania faktur przez kasę rejestrującą. Zniknie również opcja stosowania paragonów uznanych za faktury uproszczone. Sama kasa fiskalna pozostanie w obiegu, bo nadal będzie dokumentować sprzedaż na rzecz osób fizycznych. Sprzedaż B2C pozostaje poza obowiązkiem KSeF na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 4, a klient prywatny zachowuje prawo do żądania faktury w terminie 3 miesięcy. W takim przypadku przedsiębiorca wystawi fakturę ustrukturyzowaną, a w dokumentacji zachowa numer dokumentu wraz z numerem unikatowym kasy z paragonu albo sam paragon w postaci papierowej.

Odrębny temat to relacja rolnik ryczałtowy a KSeF, czyli pytanie czy rolnik ryczałtowy musi mieć KSeF i jak działa rozliczenie z takim dostawcą. Rolnik ryczałtowy definiowany jest w art. 2 pkt 19 ustawy o VAT jako rolnik korzystający ze zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 3. Na mocy art. 117 jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji oraz składania deklaracji VAT i zgłoszenia rejestracyjnego. Dokument sprzedażowy przygotowuje za niego nabywca, czynny podatnik VAT, jako fakturę VAT RR. Wyłączenie sprzedaży B2C z systemu nie obejmuje rolników ryczałtowych. Sprzedawca dokonujący czynności na rzecz takiego nabywcy wystawia paragon fiskalny, a jeżeli rolnik zażąda faktury, dokument powstaje w KSeF. Kiedy rolnik nie ma NIP-u, e-faktura jest udostępniana w sposób uzgodniony ze stronami zgodnie z art. 106gb ust. 4 pkt 5 i oznaczona kodem QR umożliwiającym jej identyfikację w systemie. Po stronie faktur VAT RR sytuacja jest dobrowolna. Rolnik z NIP-em może wskazać konkretnego nabywcę w KSeF jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przez ten system, składając jednocześnie ustawowe oświadczenie o swoim statusie. Do czasu odwołania tego wskazania nabywca wystawia dokumenty w KSeF, a bez oświadczenia faktura VAT RR powstaje poza systemem. Materiały publikowane przez Poradnik Przedsiębiorcy szczegółowo omawiają tę procedurę wraz z przykładami praktycznymi.